In unserer ersten Podcast Folge ging es um die private cloud Lösung Nextcloud in einem professionellen Einsatz in Organisationen. In dieser Folge möchten wir Ihnen ein paar konkretere Empfehlungen zur Einführung von Nextcloud geben.

Herzlich Willkommen bei der dritten  Folge des Podcasts: „Moderne IT: Modular, flexibel, souverän“. In unserer ersten Folge ging es um die private cloud Lösung Nextcloud in einem professionellen Einsatz in Organisationen. In dieser Folge möchte ich hierzu ein paar konkretere Empfehlungen für die Einführung geben.

Nextcloud lässt sich als Open Source Software auf einem eigenen oder angemieteten Server selbst hosten oder als Software as a Service Angebot bei diversen Anbietern mieten. Das eigene Hosting bietet hierbei den größtmöglichen Anpassungsspielraum, jedoch auch die größte eigene Verantwortung an die Administration und Konfiguration des System sowie die laufende Wartung und Updates.

Bei einem Software as a Service Angebot übernimmt in der Regel der Anbieter die laufende Wartung des Systems, jedoch können hier individuelle Konfiguration und Erweiterungen oft nicht oder nur eingeschränkt vorgenommen werden. 

So ist beispielsweise das High Performance Backend für die Videokonferenz- und Chat-App Nextcloud Talk, welches für Videokonferenzen in einer zufriedenstellenden Qualität mit mehr als drei Teilnehmenden zwingend notwendig ist, bei Software as a Service Angeboten meist nicht enthalten. Auch individuelle Datensicherungskonzepte lassen sich hier oft nur schwer umsetzen.

Wir empfehlen unseren Kunden daher in der Regel das eigene Hosting ihrer Nextcloud Instanz. Hierfür stellt die Firma Nextcloud ein All-In-One Paket bereit, welches mittels Docker Containern die wichtigsten Module für Nextcloud in einer einfach zu administrierenden Verwaltung zusammenfasst. Hiermit lassen sich beispielsweise die Komponenten für das Online Office von Nextcloud, für die Volltextsuche sowie das High Performance Backend für Nextcloud Talk direkt installieren und automatisiert konfigurieren. Auch eine Datensicherung ist bei der All-In-One Lösung enthalten.

Die Installation dieses Pakets ist auf virtuellen oder dedizierten Servern möglich. Bei virtuellen Servern sollte jedoch eine „vollwertige“ Virtualisierung, beispielsweise mittels KVM oder VMware gewährleistet sein, da ansonsten einige notwendige Funktionen von Docker blockiert werden und Nextcloud All-In-One nicht genutzt werden kann. Wir empfehlen in der Regel die Installation von Nextcloud auf einem explizit hierfür bereitgestellten Server, auf dem keine weiteren Dienste laufen. Dies ermöglicht den Aufbau einer modularen IT Infrastruktur, bei der einzelne Komponenten besser skaliert, gesichert und ausgetauscht werden können. Für kleinere Organisation oder bei entsprechenden Anforderungen ist jedoch beispielsweise der Betrieb eines eigenen Mailsystems oder einer Identitätsverwaltungslösung auf dem gleichen Server auch möglich.

Steht die eigene Nextcloud Instanz bereit, sollte die Einführung in die Organisation geplant und die Instanz entsprechend konfiguriert werden. Hierbei kann bei kleineren Organisationen mit einer einzelnen Nextcloud Instanz gearbeitet werden, bei größeren Organisation mit einer Test- und einer Produktivinstanz. 

Nextcloud bietet eine Vielzahl an Apps, welche die Software zu einer mächtigen Plattform für die Digitalisierung Ihrer Organisation machen kann. Wir empfehlen jedoch generell eine schrittweise Einführung in die Organisation, bei der Modul für Modul auf den direkten Nutzen für Ihre individuelle Arbeitskultur evaluiert und die Einführung von einem strukturierten Einführungskonzept begleitet werden sollte. Hier raten wir bewusst vom oft propagierten „viel hilft viel“ Prinzip ab und empfehlen stattdessen eine intensive Prüfung des Nutzens und der Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden vor der Einführung neuer Funktionen in Nextcloud. Wenn Sie Nextcloud als datenschutzkonforme und sichere Alternative zu Microsoft 365 oder Google Workplace einführen möchten, wollen Sie sicherlich einen möglichst großen Teil des Funktionsumfangs von beispielsweise Microsoft 365 mit Nextcloud umsetzen. Doch auch bei unseren Einführungsprojekten von Microsoft 365 raten wir generell zu einer schrittweisen Einführung einzelner Module. Dies ermöglicht eine höhere Akzeptanz der neuen Technologien innerhalb Ihrer Organisation sowie eine frühzeitige Evaluation des Nutzens und etwaiger Risiken.

Die Kernkomponente Nextclouds ist die Dateiablage. Diese bildet die Basis der Software und ist so fest verankert, dass eine Implementierung ohne sie nicht möglich ist. Daher sollte die Dateiablage auch das erste Modul der Einführung in Ihrer Organisation sein. Für eine strukturierte zentrale Freigabe von Dateien in Arbeitsbereichen mit individuellen Berechtigungskonzepten empfehlen wir die Verwendung der App „Group Folders“. Neben einem kleinen Workshop für die Konzeption der Ablage- und Berechtigungsstruktur empfehlen wir für die Einführung einen Onboarding Leitfaden für die Mitarbeitenden zu erstellen. Auch die Bereitstellung von Schulungsvideos beziehungsweise Webinaren zur Nutzung der Dateiablage in Nextcloud hat sich hier als sehr nützlich erwiesen. Hierbei sollte zunächst der Fokus auf der Nutzung des Nextcloud Clients für die Synchronisation bzw. den Zugriff auf die Daten über den eigenen Rechner liegen und anschließend die Funktionen des Teilens von Dateien und Ordner innerhalb der Organisation und gegebenenfalls mit Externen eingeführt werden.

Während der Einführungsphase sollte der Nutzen für die Organisation sowie die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden kontinuierlich evaluiert werden. Somit kann bei auftretenden Schwierigkeiten schnell reagiert werden, ohne dass eine Unzufriedenheit innerhalb der Organisation entsteht.

Nach der erfolgreichen Einführung der zentralen Dateiablage mit Nextcloud kann ein Konzept für die Implementierung weiterer Apps bzw. Module erstellt werden. Nextcloud bietet die Möglichkeit, Apps nur einem ausgewählten Kreis an Personen zur Verfügung zu stellen, so dass eine Einführung bzw. Evaluation vorab durch eine Pilotgruppe erfolgen kann, bevor eine Funktion organisationsweit zur Verfügung gestellt wird. Welche Apps und Funktionen Sie in Ihrer Organisation zuerst bereitstellen, ist individuell sehr unterschiedlich. Gerne schauen wir mit Ihnen zusammen auf die Prozesse innerhalb Ihrer Organisation und geben Empfehlungen für eine erfolgreiche Implementierung. Häufig sind es die Module zur Kommunikation per Chat und Videokonferenzen sowie das webbasierte Online Officepaket, welche einen großen Mehrwert für Ihre Organisation bieten. Aber auch die Apps für eine zentrale Kalenderverwaltung oder Kontaktmanagement in Nextcloud können Kandidaten für das nächste Einführungsprojekt sein. 

An dieser Stelle noch ein technischer Hinweis für die Einführung von neuen Apps und Funktionen: In Nextcloud werden Daten von Apps in der Regel einem User zugewiesen, der diese Daten „besitzt“. Es ist daher sinnvoll, für jedes Team oder jeden Arbeitsbereich bzw. einzelne Projekte individuelle Benutzer in Nextcloud zu erstellen, welche die Daten dann mit den entsprechenden Benutzergruppen teilen. So kann beispielsweise für das Finanzbuchhaltungsteam ein User erstellt werden, mit dem ein Nextcloud Deck für die Aufgabenverwaltung im Team erstellt wird und dieses mit der Benutzergruppe „Finanzbuchhaltung“ geteilt wird. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine zentralisiertere Administration und verhindert, dass beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden aus der Organisation Daten umorganisiert werden müssen oder verloren gehen. 

Wenn Sie mehr über das Thema Nextcloud im professionellen Einsatz in Ihrer Organisation erfahren möchten laden wir Sie ein, sich die erste Folge unseres Podcasts zu diesem Thema anzuhören. Den Link finden Sie in den Shownotes dieser Folge.